Maitrisez vos coûts d’impression – L’essentiel

De gauche à droite : M. Meghraoui, Business Consultant Konica Minolta, M. Sebag, BU Manager, Konica Minolta, JL Barthelémy, Directeur Stratégie et Développement Commercial BS Gabon, K. Barry, en charge de l’offre Editique BS Gabon.

Le Mercredi 27 Mai, BS GABON & Konica Minolta organisaient une conférence autour du thème : la réduction des coûts d’impression en entreprise.

Au cours de ce séminaire, qui s’est tenu sur une journée devant les différents représentants d’entreprises du Gabon, les sujets suivants ont été abordés:

• Le coût global de possession du parc d’impression : comment mesurer les dépenses occasionnées par l’ensemble des actifs ?

• La mise en place d’une politique d’impression: Comment avoir une visibilité et orienter les collaborateurs vers la politique d’impression de l’entreprise ?

  1. Le défi de gestion de budget de fonctionnement

De nos jours, toutes les entreprises sont confrontées au défi majeur de réduire leurs coûts d’impression : la consommation de papier, la consommation énergétique, l’utilisation des matières non renouvelables et polluantes (consommables).

Ces coûts représentent 1 à 3% du chiffre d’affaires annuel des entreprises, un secteur de dépense important sur lequel il est néanmoins possible d’agir, en associant une démarche globale de réduction des coûts, et en modifiant les habitudes de travail.

Ce qu’il faut savoir :

• Nous produisons 75 kg de déchets papier par an et par collaborateur

• Et 20% … des documents sont jetés à la poubelle sans même avoir été lus

Les questions que se posent les responsables du service moyens généraux et les responsables du service informatiques sont :

• Mon budget d’impression est-il optimisé ?

• Combien, ai-je de systèmes d’impression (multifonctions, imprimantes, fax) ?

• Combien me coûte le poste impression ?

• Mes achats de consommables sont-ils sous contrôle?

• Mes collaborateurs sont-ils sensibilisés à l’impression ?

• Sommes-nous écoresponsable ?

• Ai-je mis en place une politique d’impression pour imprimer moins et mieux ?

• Qui imprime quoi dans mon entreprise ? Quelle est la nature des documents imprimés ?

  2. La Notion Du Coût Total De Possession (TCO)

On entend par Le Coût Total de Possession (TCO) le coût global d’un bien (ici le parc d’impression) tout au long de son cycle de vie, en prenant non seulement en compte les aspects directs (coûts matériels des imprimantes et des logiciels), mais également tous les coûts indirects (coûts cachés) tels que la maintenance, l’administration, la formation des utilisateurs et des administrateurs, l’évolution, le support technique et les coûts récurrents (consommables, électricité, loyer, etc.). Négocier sur cet indicateur, l’entreprise pourra cibler les axes de réduction des coûts de son parc d’impression de 20 à 50%.

La plus part des entreprises calculent presque exclusivement le coût de leur parc sur la base du coût d’achat des équipements et des cartouches d’encres. Avec ces seuls éléments, il n’est possible d’évaluer que 20 à 30% du TCO sans une réelle connaissance des coûts cachés.

La première démarche à opérer pour évaluer le TCO est un audit complet du parc d’impression, qu’il soit hétérogène ou homogène. Cette action permettra d’établir un inventaire des d’équipements utilisés (modèles, fonctionnalités), des usages (volume d’impression et types de travaux) et des frais liés à l’exploitation.

Par la suite les informations suivantes pourront être dégagées : Coût financier, coût consommables, coût du service, volume de pages imprimés sur le parc

Le graphe ci-dessous vous présente le calcul complet du TCO :

Il existe un autre levier majeur de maitrise des coûts d’impression et ce levier est de la responsabilité de l’entreprise. Certes la mise à disposition de la technologie est nécessaire à l’entreprise mais elle doit aussi définir sa politique d’impression

Des solutions logicielles centralisées permettent de mettre en place ce type de politique :

• Logiciel de gestion des authentifications

• Logiciel de gestion des comptes

• Logiciel de gestion des travaux

• Logiciel de gestion des périphériques

Le serveur principal permet une supervision des systèmes d‘impression, couplé avec l’Active Directory et la possibilité d’établir des rapports pour le pilotage du parc.

L’image ci-dessous représente la gestion centralisée des impressions via l’annuaire de l’entreprise.

La gestion centralisée permet une vision globale du parc d’impression avec les avantages suivants :

• Le contrôle centralisé des droits utilisateurs sur tous les systèmes multifonctions.

• Les restrictions des droits d’utilisation de la couleur aident à maîtriser le coût de production des documents.

• La Connexion plus rapide des utilisateurs et diminution des efforts requis pour l’administration grâce à la compatibilité avec les systèmes d’authentification biométriques ou par badge par auto-association.

• Des économies grâce à un contrôle plus efficace des coûts. Les restrictions de volume imposées aux utilisateurs s’appliquent à tous les systèmes multifonctions du réseau.

  4. Un partenariat de choix entre Konica Minolta et Bs Gabon

   4.1 Konica Minolta

Konica Minolta, dont le siège se trouve à Tokyo (Japon), a été crée en 1873. La société distribue des systèmes et solutions d’impression qui remplissent tous les pré-requis du cycle de vie du document pour la gamme des multifonctions ; et des solutions de management qui permettent d’avoir un processus de travail fluide et centralisé dans un environnement IT.

Ces solutions aident à optimiser l’environnement bureau avec deux objectifs principaux :

• Réduire le TCO (coût total de possession)

• Booster la productivité des collaborateurs

Le constructeur vient de remporter pour la quatrième année consécutive, le prix « Gamme de l’année Multifonction (MFP) A3 » de BLI (Buyers Laboratory Inc), récompensant le fournisseur proposant la meilleure gamme de produits, sur la base d’une liste complète de critères.

     4.2 L’expertise BS Gabon

Les équipes de BS Gabon peuvent vous accompagner pour la réalisation de l’audit de votre existant, tant en termes de coût de possession que de fonctionnalités. Sur la base de cet audit, il sera certainement possible d’identifier des axes d’amélioration tant en termes de fonctionnalités, que de réduction des coûts et de mise en place ou d’optimisation d’une politique d’impression.

Dans ce rapport sera présenté une simulation d’impressions via des équipements A4 et A3 de Konica Minolta (qui présentent le plus faible TCO du marché) et de facturation au coût à la page = ce que vous coûtera l’impression d’une page (noir ou couleur) en consommables, en pièces d’usures, équipement et contrat de service.

Pour les clients la proposition présente les avantages suivants :

• Un Coût fixe quel que soit le taux de couverture

• Un réel Service Après-Vente

• La Fourniture de consommables à la demande

• La Connaissance, l’anticipation et la maitrise du budget

• Une externalisation des travaux de maintenance et la gestion de la continuité de service

Vous pouvez désormais vous concentrer sur votre métier en toute tranquillité.